Jak wdrożyć system informatyczny

Wdrożenia systemów informatycznych ERP Optima

Wdrożenie nowego systemu informatycznego w firmie zaczyna się od wyboru systemu i wykonawcy. Jeżeli przewidujemy zakup kilku stanowisk działających na oprogramowaniu to  z samą wyceną i podpisaniem prawidłowej umowy czeka nas trochę pracy. Warto jednak od samego początku dołożyć wysiłku i staranności przede wszystkim po to aby powstał dobry plan, maksymalnie zbliżony do czekającej nas rzeczywistości. Trzeba też dobrze uzmysłowić i spisać wymagania stawiane dla systemu, skupiając się na tych najważniekszych i przynoszących potencjalnie największe zyski dla firmy. Ważny jest wybór osób które te wymagania będą opisywały. Zbyt duże grono doradców np. pracownicy z wszystkich działów może spowodować, że w ocenach nie uwględnimy rzeczy najważniejszych, rozpraszając się na szczegółach. Jednocześnie zbyt małe zainteresowanie nowym systemem przy wyborze może spowodować, że nie uwzględnione zostaną ważne funkcjonalności. Zatem na początek: wybór odpowiednich osób odpowiedzialnych. 

Infrastruktura - musimy zdecydować czy potrzebny będzie nowy serwer, stacje robocze, jak współpracować mają drukarki. Nie zawsze zakup nowych komputerów jest konieczny, czasami wystarczy zwiększenie pamięci i przeinstalowanie systemów operacyjnych. Przygotowanie sprzętu i oprogramowania systemowego jest niezbędne przed instalacją i wdrożeniem nowego systemu informatycznego. Dla osób które decydują o zakupach w firmie polecamy artykuł "Komputery w firmie - słownik pojęć" - można się z niego dowiedzieć o działaniu podstawowych elementów systemu informatycznego. 

Plan, plan i jeszcze raz plan. Instalacje i wdrożenia bez przygotowania co prawda się zdarzają, ale raczej w małych firmach, gdzie nie potrzebna jest współpraca między pracownikami i szkolenie.  Idealnie, gdy w harmonogramie zostawimy trochę czasu na nieprzewidziane okoliczności, jak absencje pracowników i inne sytuacje. Wówczas gdy nawet okaże się, że jest potrzebny dodatkowy czas, końcowy termin zostanie dotrzymany. Realizując wiele wdrożeń zauważyliśmy że sporządzenie realnego, dobrego harmonogramu uwzględniającego wszystkie konieczne prace jest kluczowy.

3, 2, 1, 0 ... start - zwykle start nowego systemy planujemy na początek roku kalendarzowego. W przypadku firm handlowych warto zapewnić sobie w tym czasie asystę firmy informatycznej, tak aby ktoś czuwał nad płynnością pracy i kontrolował i zauważał nieprawidłowości, których wyprostowanie w czasie późniejszym może być czasochłonne. Początek pracy z systemem to też test dla prawidłowości przeniesionych danych, dlatego szczególnie na początku trzeba być dobrym obserwatorem i w miarę możliwości uzupełniać informacje w systemie. 

Wystartowaliśmy -  organizujemy spotkania robocze, na których wymieniamy się informacjami i spostrzeżeniami. Zauważyliśmy że sytuacja się stabilizuje w ciągu 1-3 miesięcy od rozpoczęcia pracy na nowym systemie. Po 3 miesiącach pracownicy już nie pamiętają jak pracowało się na starym. I to jest czas, kiedy możemy tworzyć pierwsze kwartalne analizy, podsumowywać i sprawdzać czy coś jeszcze można poprawić. Życie naszego nowego systemu się zaczęło. Powinniśmy zauważyć pierwsze korzyści takie jak wzrost wydajności, ujawnienie zdarzeń o których nie wiedzieliśmy wcześniej, lepsze możliwości planowania i kontroli nad przedsiębiorstwem.

Co dalej? W miarę potrzeb i rozwoju przedsiębiorstwa będzie potrzebna dodatkowa konfiguracja, analizy, raporty,  pamiętamy o kopiach bezpieczeństwa i ogólnie o bezpieczeństwie danych. Zlecenie nadzoru nad oprogramowaniem profesjonalnej firmie informatycznej jest najlepszym i najpowszechniej stosowanym rozwiązaniem, wówczas o bezpieczeństwo i prawidłowe działanie dba firma zewnętrzna, po podpisaniu stosownej umowy.

Gdy coś idzie nie tak. Trudne sytuacje się zdarzają. Niezbędna jest prawidłowa diagnoza z jaką sytuacją mamy do czynienia: problemy z infrastrukturą informatyczną, funkcjami oprogramowania, niedostatecznie przeszkolonym personelem. Po prawidłowym namierzeniu przyczyn trudności możliwe jest ich szybkie pokonanie. Potrzebny jest spokój, rzeczowy opis problemów i ich segregacja od najważniejszych do mniej ważnych i określenie w czasie terminów ich rozwiązania. Ważne jest by zdać sobie sprawę że nie da się zrobić wszystkiego na raz i od ręki, przekonać personel,  że sprawy zostaną rozwiązane w stosownym czasie, pilnując jednocześnie tych najważniejszych i strategicznych.
Oprócz nabytych licencji na oprogramowanie powinniśmy dostać też gwarancję. Warto o tym pamiętać przed zakupem i sprawdzić warunki. Jeżeli dobrze określiliśmy wymagania przed zakupem systemu to wszelkie trudności okażą się przejściowe. 

2Bit sp. z o.o. zajmuje się wdrożeniami systemów informatycznych od 10 lat. Mamy za sobą kilkadziesiąt wdrożeń. Prace wykonujemy całościową począwszy od doradztwa w zakresie oprogramowania, poprzez wdrożenie oraz opiekę serwisową. Specjalizujemy się w oprogramowaniu Comarch ERP Optima. Jesteśmy w stanie przejąć serwis lub prace wdrożeniowe na każdym etapie.